Privacyverklaring

Peak4X gaat zorgvuldig om met uw privacy. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten u heeft.

Peak4X B.V.
Website: www.peak4x.com
Contact: info@peak4x.com

1. Wie wij zijn

Peak4X B.V. (“Peak4X”, “wij” of “ons”) is een executive search- en leiderschapsintegratiebureau. Wij identificeren, beoordelen en introduceren senior executives en andere leiderschapskandidaten bij klanten en ondersteunen een succesvolle onboarding en integratie.

Voor de verwerkingsactiviteiten die in deze privacyverklaring worden beschreven, is Peak4X B.V. in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Onze bedrijfsgegevens zijn:

Statutaire naam Peak4X B.V.
Statutair adres Schroeder van der Kolkstraat 6, 3511 HS Utrecht
E-mail info@peak4x.com or
Website www.peak4x.com

2. Reikwijdte van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken met betrekking tot:

kandidaten en potentiële kandidaten
executives, interim managers en andere professionals in ons netwerk
klantcontacten, prospects, leveranciers en zakelijke partners
referenten en andere personen die informatie over kandidaten verstrekken
bezoekers van onze website en personen die contact met ons opnemen via de website, e-mail, telefoon of sociale media
andere personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt in verband met onze search-, assessment-, integratie- en bedrijfsactiviteiten

Een klant kan aanvullende informatie verstrekken over hoe deze kandidaatgegevens voor eigen doeleinden verwerkt. Wanneer zowel Peak4X als een klant onafhankelijk van elkaar het doel en de middelen van de verwerking bepalen, treedt elke partij op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

3.1 Kandidaat- en professionele gegeven

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, titel, adres, telefoonnummer, e-mailadres en links naar online profielen
professionele informatie, zoals curriculum vitae, arbeidsverleden, opleiding, kwalificaties, vaardigheden, sectorervaring, taalvaardigheden, bestuursfuncties en professionele interesses
informatie over huidige en gewenste functie, beloning, beschikbaarheid, mobiliteit, locatievoorkeuren en loopbaandoelen
notities en beoordelingen uit gesprekken, bijeenkomsten, referentiechecks, assessments en communicatie
informatie over geschiktheid voor een functie, waaronder leiderschapservaring, competenties, motivaties en overwegingen ten aanzien van ontwikkeling of integratie
informatie verstrekt door referenten, klanten, collega’s of andere professionele contacten
openbaar beschikbare professionele informatie, waaronder informatie van bedrijfswebsites, professionele directories, perspublicaties en professionele netwerkplatforms
administratieve informatie in verband met een opdracht, plaatsing, integratieprogramma of contractuele relatie
andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt

3.2 Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Wij streven er niet naar bijzondere categorieën persoonsgegevens te verzamelen, zoals gegevens over gezondheid, etniciteit, politieke opvattingen, religie, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, of seksuele gerichtheid, tenzij dit voor een specifiek doel noodzakelijk en rechtmatig is. Wanneer wij dergelijke gegevens verwerken, baseren wij ons op een passende grondslag en, waar vereist, op een aanvullende voorwaarde onder de toepasselijke privacywetgeving.

Stuur ons geen gevoelige persoonsgegevens die niet relevant zijn voor een executive search- of integratieproces.

3.3 Gegevens van klanten, leveranciers en zakelijke contacten

naam, functietitel, organisatie en zakelijke contactgegevens
communicatie, gespreksnotities, voorstellen, contracten en opdrachtinformatie
facturatie-, betalings- en administratieve informatie
professionele interesses en informatie voor relatiebeheer
informatie die nodig is voor juridische, compliance-, risicobeheer- en belangenverstrengelingsdoeleinden

3.4 Website- en technische gegevens

informatie ingevoerd via contactformulieren of e-mail
IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, besturingssysteem en geschatte locatie
gebruiksinformatie van de website, zoals bezochte pagina’s, datum, tijd en verwijzende website
cookie-identifiers en soortgelijke technische informatie, indien gebruikt

4. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een cv aanlevert, deelneemt aan een gesprek of betrokken bent bij een integratieprogramma
van klanten, referenten, collega’s, professionele contacten en andere derden
uit openbaar toegankelijke bronnen, waaronder bedrijfswebsites, professionele netwerkplatforms, perspublicaties, registers en professionele directories
via onderzoek uitgevoerd door Peak4X of gespecialiseerde onderzoekspartners in onze opdracht
via onze website, e-mailsystemen, CRM en andere bedrijfssystemen
uit eerdere professionele contacten met u

Wanneer wij uw persoonsgegevens uit een andere bron verkrijgen, verstrekken wij de op grond van toepasselijk recht vereiste informatie binnen de relevante termijn, tenzij een uitzondering van toepassing is.

5. Waarom wij persoonsgegevens verwerken en onze grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een rechtmatige grondslag hebben. De grondslag hangt af van het relevante doel en de omstandigheden.

Executive search en identificatie van kandidaten.Om potentiële kandidaten te identificeren, te onderzoeken en te benaderen; ervaring en geschiktheid te beoordelen; professioneel contact te onderhouden; en kandidaatprofielen op te stellen. Gebruikelijke grondslag: gerechtvaardigd belang bij het leveren van executive search-diensten en het matchen van leiderschapstalent met passende kansen; toestemming waar vereist.
Introductie van kandidaten en wervingsprocessen.Om te communiceren met kandidaten en klanten, gesprekken te organiseren, overeengekomen kandidaatinformatie te delen, feedback te verkrijgen en onderhandelingen of aanstellingen te faciliteren. Gebruikelijke grondslag: precontractuele stappen op uw verzoek; uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang; en, waar passend, toestemming.
Referentiechecks, assessments en verificatie.Om overeengekomen referentiechecks, assessments, achtergrondonderzoeken of verificaties uit te voeren die relevant zijn voor een functie. Gebruikelijke grondslag: gerechtvaardigd belang, toestemming en/of naleving van wettelijke verplichtingen, afhankelijk van de aard van de controle.
Leiderschapsintegratie en onboarding.Om overeengekomen integratie- of onboardingdiensten te plannen en te leveren en te communiceren met kandidaten, klanten en relevante belanghebbenden. Gebruikelijke grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het ondersteunen van een succesvolle plaatsing en integratie.
Talent- en relatiebeheer.Om professionele relaties te onderhouden, relevante gegevens bij te houden, toekomstige kansen te identificeren en contact met u op te nemen over opdrachten die relevant kunnen zijn. Gebruikelijke grondslag: gerechtvaardigd belang; toestemming waar wettelijk vereist of waar wij daar expliciet om vragen.
Beheer van klanten en leveranciers.Om voorstellen op te stellen en opdrachten, contracten, facturering, betalingen, leveranciersrelaties en zakelijke communicatie te beheren. Gebruikelijke grondslag: uitvoering van een overeenkomst, precontractuele stappen, gerechtvaardigd belang en naleving van wettelijke verplichtingen.
Websitebeheer en aanvragen.Om onze website te beheren en te beveiligen, aanvragen te beantwoorden, technische problemen te diagnosticeren en het gebruik van de website te begrijpen. Gebruikelijke grondslag: gerechtvaardigd belang; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën waar vereist.
Juridische zaken, compliance en beveiliging.Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, rechtsvorderingen in te stellen of te verweren, fraude te voorkomen, vertrouwelijke informatie te beschermen en de beveiliging van onze systemen te waarborgen. Gebruikelijke grondslag: naleving van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang.

6. Onze gerechtvaardigde belangen

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij af of ons gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk en proportioneel is en of uw belangen, rechten of vrijheden zwaarder wegen dan die belangen. Onze gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer omvatten:

het leveren van effectieve executive search-, leiderschapsadvies- en integratiediensten
het identificeren van en contact opnemen met personen die geschikt kunnen zijn voor relevante seniorposities
het onderhouden van een accuraat en relevant professioneel netwerk
het beheren van relaties met klanten, kandidaten, leveranciers en zakelijke contacten
het verbeteren van onze diensten, onderzoeksmethoden en interne processen
het beschermen van onze onderneming, systemen, vertrouwelijke informatie en juridische rechten
het voorkomen van fraude, belangenverstrengeling, misbruik en beveiligingsincidenten

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals toegelicht in sectie 11.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen, voor zover noodzakelijk en rechtmatig, met:

klanten en potentiële klanten in verband met een specifieke opdracht of professionele kans
leden van het Peak4X-team en geautoriseerde consultants of onderzoekspartners
dienstverleners die ons CRM, IT-hosting, communicatie, documentbeheer, website, beveiliging, professioneel advies, financiën en administratie ondersteunen
aanbieders van assessments, referentiechecks of verificatie wanneer deze diensten zijn overeengekomen
professionele adviseurs, verzekeraars, accountants, banken en andere adviseurs
overheidsinstanties, rechtbanken, toezichthouders of opsporingsinstanties waar openbaarmaking wettelijk vereist of noodzakelijk is ter bescherming van juridische rechten
een koper, investeerder of rechtsopvolger in verband met een voorgenomen of voltooide fusie, overname, reorganisatie of overdracht van (een deel van) onze onderneming

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij verplichten dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken deze te beschermen en uitsluitend te verwerken in overeenstemming met onze instructies en toepasselijk recht.

8. Internationale doorgiften

Sommige klanten, kandidaten of dienstverleners kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), of persoonsgegevens verwerken vanaf locaties buiten de EER. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat niet is erkend als land met een passend beschermingsniveau, gebruiken wij waar vereist passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen wij of aanvullende maatregelen nodig zijn.

U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de waarborgen die voor een specifieke doorgifte worden gebruikt.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor het relevante doel, rekening houdend met de aard van de informatie, de betreffende relatie, wettelijke en contractuele vereisten, verjaringstermijnen en de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen of te verweren.

Kandidaat- en professionele dossiers.In beginsel gedurende de looptijd van een actieve opdracht of professionele relatie en tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact of de afronding van het relevante proces, tenzij een langere termijn gerechtvaardigd, overeengekomen of wettelijk vereist is.
Dossiers van geslaagde plaatsingen en integraties.Gedurende de looptijd van de klantrelatie, de toepasselijke garantie- en integratieperiode, en daarna zolang redelijkerwijs vereist voor contractuele, juridische, fiscale, verzekerings- en claimdoeleinden.
Dossiers van klanten, leveranciers en contracten.In beginsel gedurende de looptijd van de relatie en daarna in overeenstemming met wettelijke administratie-, fiscale en verjaringstermijnen.
Niet-succesvolle aanvragen en websitecommunicatie.Zolang nodig om te reageren en op te volgen, doorgaans niet langer dan 24 maanden, tenzij er een lopende relatie of juridische reden is om deze langer te bewaren.
Technische logbestanden en beveiligingslogs.Voor een beperkte periode die passend is voor websitebeheer, beveiliging, probleemoplossing en fraudepreventie.

Bovenstaande termijnen zijn indicatief en moeten worden toegepast in het licht van de specifieke omstandigheden. Wij kunnen beperkte informatie langer bewaren wanneer dit nodig is om uw voorkeuren vast te leggen, naleving aan te tonen, geschillen op te lossen of rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verweren.

10. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking, toegang of ander misbruik. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeheer, geheimhoudingsverplichtingen, beveiligde systemen, back-ups, monitoring, bewustwording van medewerkers en due diligence bij leveranciers.

Geen enkel systeem of overdrachtsmethode is volledig veilig. Als u vermoedt dat persoonsgegevens zijn gecompromitteerd, neem dan direct contact met ons op.

11. Uw rechten

Onder voorbehoud van toepasselijke voorwaarden en uitzonderingen, heeft u mogelijk het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens en een kopie te ontvangen
correctie te vragen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
verwijdering van persoonsgegevens te vragen
beperking van de verwerking te vragen
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder profilering op basis van die belangen
op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking voor directmarketingdoeleinden
bepaalde persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke
op elk moment toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking
een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit

Om een recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@peak4x.com. Wij kunnen u vragen om informatie die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren zonder onnodige vertraging en doorgaans binnen één maand, onder voorbehoud van een eventuele wettelijke verlenging.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek afwijzen of beperken voor zover wettelijk toegestaan, bijvoorbeeld wanneer openbaarmaking de rechten en vrijheden van anderen nadelig zou beïnvloeden, of met het oog op verschoningsrecht, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of het instellen, uitoefenen of verweren van rechtsvorderingen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Peak4X neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of personen op vergelijkbare wijze wezenlijk treffen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Technologie kan onderzoek, matching, administratie of analyse ondersteunen, maar bij inhoudelijke beoordelingen en aanbevelingen over kandidaten is altijd menselijke beoordeling betrokken.

13. Cookies en websiteanalyse

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën. Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om de website te laten functioneren en te beveiligen. Analytische, voorkeurs-, advertentie- of andere niet-noodzakelijke cookies worden alleen gebruikt waar toegestaan en, waar vereist, na het verkrijgen van toestemming.

Details over de daadwerkelijk gebruikte cookies en technologieën van derden, hun doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid of in de cookie-instellingen van de website. U kunt niet-noodzakelijke cookies beheren via de toestemmingstool op de website.

14. Links naar andere websites

Onze website en communicatie kunnen links bevatten naar websites of platforms van derden. Peak4X is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die derden. Wij raden u aan hun privacyverklaringen te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

15. Kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen en wij verzamelen via onze website niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op, zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

16. Klachten

Wij moedigen u aan eerst contact met ons op te nemen als u zich zorgen maakt over hoe wij persoonsgegevens verwerken. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit in de EER.

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze diensten, systemen, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen. De actuele versie wordt met ingangsdatum op onze website gepubliceerd. Wezenlijke wijzigingen kunnen via aanvullende passende kanalen worden gecommuniceerd.

18. Contact

Vragen, verzoeken of zorgen over deze privacyverklaring of onze verwerking van persoonsgegevens kunt u sturen naar:

Peak4X B.V.
Schroeder van der Kolkstraat 6, 3511 HS Utrecht
E-mail: info@peak4x.com of [privacy@peak4x.com]
Website: www.peak4x.com

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt in aug-2026